Ejemplo de diagnóstico de oportunidades de IA para una pyme

01 / Escenario

La asesoría del ejemplo tiene 12 trabajadores y presta apoyo administrativo a pequeñas empresas. Dirección quiere entender si la IA puede ayudar en la documentación y las comunicaciones. No hay una empresa, un cliente ni un encargo real detrás de este escenario.

Pregunta de decisión: ¿puede una prueba limitada mejorar el procedimiento de preparación de documentos sin introducir riesgos inaceptables ni licencias innecesarias?

02 / Situación digital inicial

Supongo correo y documentos ofimáticos, una hoja de cálculo para seguimiento de tareas y un software de gestión sin integración confirmada. Algunas personas prueban asistentes por su cuenta. No doy por hecho qué plan, proveedor, permisos o funciones tiene la empresa.

• Falta un inventario verificado de licencias y fuentes de información.
• No hay una pauta compartida para introducir datos ni revisar respuestas.
• No existen mediciones de errores, tiempos ni uso efectivo: hay que recoger una línea de base.

03 / Procesos analizados

04 / Oportunidades de aplicación

1. Preparar borradores: ordenar notas y distinguir hechos de información pendiente. La persona responsable verifica cada dato.
2. Reutilizar instrucciones: acordar plantillas de contexto, tono, fuentes y revisión para tareas frecuentes.
3. Resumir pendientes: comparar un resumen asistido con el listado original, sin delegar plazos ni decisiones.

No propongo inicialmente agentes autónomos ni conexión a expedientes. Primero hay que demostrar la utilidad del procedimiento y sus controles.

05 / Herramientas que podrían evaluarse

Revisar primero las capacidades incluidas en el entorno real. Si utiliza Microsoft 365, comprobar funciones y condiciones de Copilot; si utiliza Google Workspace, las de Gemini. ChatGPT o Claude pueden evaluarse como alternativas para tareas de texto, tras contrastar sus condiciones empresariales.

Power Automate, Make o n8n solo entran en la comparación si hay un flujo repetitivo, APIs disponibles, permisos aprobados y una prueba controlable. La mención de una herramienta no implica recomendación definitiva, afiliación ni licencia incluida.

06 / Riesgos y precauciones

• No introducir datos fiscales, laborales, identificativos o confidenciales reales en el piloto.
• Comprobar contratos, retención, tratamiento de datos y permisos del proveedor con los responsables correspondientes.
• Contrastar fechas, importes, obligaciones y referencias con fuentes originales; un texto convincente puede ser incorrecto.
• Asignar una persona que apruebe cada documento y registre incidencias.
• Solicitar revisión legal o de seguridad especializada si el caso lo exige. Este informe no certifica cumplimiento.

07 / Prioridades de implantación

Prioridad 1 · Preparación

Inventario de herramientas, clasificación de información y elección de una tarea de bajo riesgo.

Prioridad 2 · Prueba y formación

Tres personas voluntarias, datos ficticios, instrucciones compartidas y revisión documentada.

Prioridad 3 · Decisión

Continuar, ajustar o detener según calidad, uso y coste observados. Solo después valorar nuevas licencias o integraciones.

08 / Estimación orientativa de costes

Supuestos didácticos, no cotizaciones: una prueba de 3 usuarios durante 3 meses y una banda hipotética de 20–40 € por usuario y mes. No son tarifas verificadas de ningún fabricante. Importes sin IVA y sujetos a condiciones y presupuesto.

Estos totales ilustran únicamente los supuestos indicados; no son un presupuesto cerrado. No incluyen tiempo interno, desplazamientos, integración, desarrollo, consumo adicional de modelos ni revisión especializada. No se calcula ahorro ni ROI. El cliente valida costes reales antes de decidir.

09 / Plan de adopción de 90 días

1. Días 1–15: dirección designa responsable; inventario, clasificación de datos y selección del caso. Recoger el procedimiento actual como referencia.
2. Días 16–30: formación y preparación de plantillas; comprobar herramientas y permisos. IT y la persona responsable revisan condiciones.
3. Días 31–60: piloto de tres usuarios con ejemplos preparados; registrar revisión, errores e incidencias cada semana.
4. Días 61–90: dirección revisa evidencias y costes. Documentar la decisión de continuar, ajustar o detener; ampliar solo con controles suficientes.

El plan describe fases y responsabilidades propuestas, no 90 días de dedicación continua del consultor ni resultados garantizados.

10 / Indicadores para evaluar resultados

• Calidad: errores y omisiones detectados por documento, con una pauta de revisión común.
• Trabajo completo: tiempo de preparación más comprobación, usando tareas comparables y registrando excepciones.
• Adopción: frecuencia de uso efectivo y capacidad de repetir el procedimiento sin ayuda.
• Seguridad: incidentes, información no autorizada y decisiones de detener la prueba.
• Coste: licencias activas, uso adicional y esfuerzo de mantenimiento.

Antes de la prueba, la empresa debe definir una muestra y criterios de aceptación. El ejemplo no contiene valores medidos: una recomendación solo puede apoyarse en las evidencias que se recojan.